مدیریت و کنترل پروژه

نیم قرن از به کارگیری تکنیک های برنامه ریزی، مدیریت و کنترل پروژه می گذرد. با وجود این، به نظر می رسد که در کشور ما تا دستیابی به یک نظام برنامه ریزی و کنترل پروژه نیز به نوبه خود در هدایت پروژه در مسیر صحیح، نقشی اساسی دارد، ولی باید دید که در پروژه های داخلی کشور، فعالیت کنترل پروژه در چه محدوده ای است و در حالت ایده آل چگونه باید باشد.

تعریف مراحل پروژه

• یک پروژه مجموعه ای از فعالیتها ست که برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام می گیرند. پروژه ها شامل فعالیتهایی هستند که باید در تاریخهای معین، با هزینه های معین و کیفیت تعیین شده ای، اجرا شوند.
  
• لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توامان به هرسه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن هریک از سه عامل مدکور از حدود تعیین شده، می تواند به انجام پروژه ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.
  
• سه عنصر کارفرما، پیمانکار ومشاور، نقش اصلی را در کنترل زمان، هزینه و کیفیت دارند. معمولا پروژه ها را به چهار یا پنج مرحله تقسیم می کنند. در این نوشتار، چهار مرحله زیر را در هر پروژه تعریف می کنیم.
  

الف- مرحله نظری:

نقطه آغازین یک پروژه با هر طبیعت و خصوصیتی که باشد، عبارت از یک نظریه یا فکر و یا خواسته است که توسط یک شخص یا یک گروه از اشخاص، یا یک موسسه و سازمان ایجاد میشود. در این مرحله، توانایی و تجربه مهندس مشاور، بسیار حیاتی است.

ب- مرحله طرح و برنامه ریزی:

در این مرحله، امور طراحی و برنامه ریزی، نسبت به مرحله اول، با دقت بیشتری انجام شده و دارای جزئیات کاملتری هستند. در این مرحله، فعالیت های طراحی پایه، زمان بندی و بودجه بندی، تعیین مفاد و ترکیب قراردادها، برنامه ریزی تفصیلی و فعالیت هایی که می بایست به صورت پیمانکاری اجرا می شوند، مشخص می شود.

ج- مرحله اجرا:

در این مرحله، هدف آن است که پیشرفت کارهای پروژه، مطابق با برنامه ها، اصول و کیفیتهای تعیین شده در مرحله دوم، به مرحله عمل درآیند. در این مرحله، عامل کنترل دارای نقش اساسی بوده و لازم است با برداشت اطلاعات و آمار مناسب از نحوه پیشرفت کارها و مقایسه مشخصه های مختلف کارهای اجرا شده با آنچه که برنامه ریزی شده، روند پیشرفت کارها و صرف هزینه و سایر منابع را کنترل کرد.

وجود یک سیستم منظم گزارش دهی که توسط کلیه گروههای پروژه پذیرفته و اجرا گردد، در این مرحله، امری ضروری است.

د- مرحله پایانی

مرحله پایانی پروژه ها را می توان به خودی خود یک پروژه دانست. در اغلب موارد مشاهده شده است که دراین مرحله، پیچیدگی مسائل بین پیمانکار، دستگاه نظارت و صاحب کار به حد اعلای خود رسیده  و کار تحویل موقت و بهره برداری از سیستم را به تعویق می اندازد.

دراین مرحله، روحیه افراد شاغل در پروژه، به دلیل از دست دادن شغل و بیکار ماندن، به مراتب ضعیف تر از مرحله اجراست. نقش مدیریت بحران در این مرحله، با توجه به عواملی همچون فشردگی بیش از حد کارهای عقب افتاده، امکان کاهش کیفیت یا افزایش هزینه ها، روحیه کارکنان و کنترل ارتباط صحیح کارفرما، مشاور و پیمانکار بسیار حساس است.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارتها، ابزار و تکنیک های لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه ریزی و کنترل، بهره می گیرد.

بازوی اول- برنامه ریزی: فرآیند برنامه ریزی، تعیین توالی و توازی فعالیتهای لازم برای اجرای یک پروژه، با درنظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است.

بازوی دوم- فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل زمان، هزینه و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنیک های خاص خود در انجام این مهم کمک می گیرد. در واقع کنترل،  اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده برای پروژه است؛ به طوری که هنگام خروج از برنامه، بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی ترین فعالیتها، پروژه را به نزدیکترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند.

کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره میگیرد:

الف – تعیین وضعیت واقعی پروژه

ب- مقایسه وضعیت واقعی با برنامه

ج- درنظر گرفتن اقدام اصلاحی

یادآوری: منظور از عامل هزینه، هزینه ای است که صرف تهیه منابع (نیروی انسانی، تجهیزات، مواداولیه و مصالح) می شود.

جایگاه برنامه ریزی و کنترل پروژه

اگر سه عامل کارفرما، مشاور و پیمانکار را در یک سو و سه عامل دیگر زمان، هزینه و کیفیت را در سوی دیگر در نظر بگیریم، می توان جایگاه و نقش واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه را اینگونه تعریف کرد:

واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه، باید فعالیت ها، منابع و ارتباطات کارفرما، مشاور و پیمانکار را به صورت مجزا و مشخص، چنان طرح ریزی و کنترل کند که بهترین و اقتصادی ترین حالت در ترکیب سه عامل دیگر (زمان، هزینه و کیفیت) حاصل شود. در جهت انجام این وظیفه، باید اختیارات کافی داشته و متقابلا در قبال انجام صحیح، کامل و دقیق آن مسئولیت داشته باشد.

شکل۱. فرآیند برنامه ریزی در یک نگاه

شاخصهای تصمیمی گیری

یکی از وظایف مهم واحد کنترل پروژه، تعریف شاخصهای مناسب و بهره گیری از آنها در گزارشهایی است که از سوی این واحد به مدیریت پروژه ارائه می شوند. این شاخصها باید به گونه ای تعریف می شوند که به خوبی بازگو کننده وضعیت واقعی پروژه باشند تا مدیریت بتواند بر اساس آنها تصمیم های صحیح را در هر مرحله اتخاذ کند.

برخی از شاخصهای پیشنهادی به شرح زیر هستند:

•  هزینه بودجه ای کار برنامه ریزی شده
  
•  هزینه بودجه ای کار اجرا شده
  
•  هزینه واقعی کار اجرا شده
  
•   در صد تکمیل
  
• برآورد تکمیل
  
•  بودجه تکمیل کار
  
• برآورد بودجه تکمیل کار
  
•    انحراف برنامه ای و درصد انحراف برنامه ای
  
•  انحراف هزینه درصد انحراف هزینه
  
•  درصد پرداختی
  

هریک از شاخص های فوق، باید به مدیریت گزارش داده شوند. بررسی وضعیت پیشرفت کار، همراه با برگزاری جلساتی با کارشناسان فنی مربوطه، پایه های تجزیه و تحلیل عملکرد قرار می گیرند.

درکتاب "کنترل پروژه" نوشته ابراهیم فرجی، سید مهدی عمادی استرآبادی، محمود صیادی از انتشارات ادیبان روز مروری شده بر چرخه حیات پروژه با ذکر نکات مهم و لازم الاجرا در هر مرحله. به علاوه، به برخی مشکلات اجرایی که بیشتر پروژه های داخلی کشور با آنها دست به گریبانند نیز اشاره ای شده است. این کار نه با هدف صرفا انتقاد، بلکه به این منظور که یادآوری دیگر باشد برای همه مسئولان و استادان بزرگواری که می توانند در حل آنها، نقشی موثر داشته باشند. چرا که رفع این معضلات و بسیاری دیگر از مشکلاتی که دراین کتاب نیامده است، علاوه بر کاهش هزینه ها و افزایش اثربخشی پروژه ها، نظام برنامه ریزی و کنترل پروژه این طرحها را مفهومی دیگر خواهد بخشید.