مهارت های مساله یابی و تصمیم گیری

تصمیم گیری فرآیندی است که تمامی افراد بشر در سراسر زندگی خود به نوعی با آن سر و کار دارند. لذا یادگیری مهارتهای مساله یابی و تصمیم گیری خواهیم دید که چگونه دری در مقابلمان گشوده خواهد شد. اما گشودن این دروازه مستلزم آموختن و رعایت اصولی است که ما را با شیوه صحیح تصمیم گیری و پشت سر گذاشتن مشکلات آشنا میکند. 

تعریف مساله

• از نظر لغوی مساله به معنی حاجت، طلبو خواسته است. این واژه صرفا یک اصطلاح است و در زمینه علوم مدیریت و سایر علوم معنی خاص خود را دارد و تعاریف متعددی نیز ارائه شده است که عینا بازگو می شود:
  
• مساله موقعیتی است که در آن شخصی برانگیخته می شود تا با انجام فعالیتی به هدفی دست یاد.
  
• مساله عبارت است از چیزی که با وضعیت مطلوب متفاوت بوده و افراد یا سازمان را در راه رسیدن به اهدافشان باز می دارد وعامل تعارض یا تزاحم در تصمیم گیری است. به عبارت دیگر مساله تفاوت بین وضعیت موجود و وضعیت دیگری است که می خواهیم ایجاد کنیم.
  
• مساله عبارت از وضعیتی است که از توان سازمان برای رسیدن به هدف می کاهد.
  

معرفی کتاب- مهارت حل مساله و تصمیم گیری- انتشارات ادیبان روز

عوامل تاثیر گذار در حل مساله

به کلیه فعالیت های گسترده ای که به منظور یافتن و اجرای راه حل مناسب برای اصلاح یک وضعیت نامطلوب انجام می شوند، حل مساله می گویند؛  در واقع منظور از حل مساله، یافتن جواب  یا جوابهایی است برای یک سوال. در این میان عوامل زیر را می توان در حل مساله موثر دانست:

• عوامل عقلایی: عوامل قابل اندازه گیری مانند هزینه، سود، زمان، پیش بینی ها
  
• عوامل روان شناختی: شخصیت فرد تصمیم گیرنده، درک، توانایی ها، تجربیات
  
• عوامل اجتماعی: موافقت کسانی که تصمیم برآنان تاثیر میگذارد، وجود و موافقت کسانی که بر تصمیم مناسب اثر می گذارند.
  
• عوامل فرهنگی: در قالب باورها، هنجارها، ارزش ها
  

مساله یابی

برای حل یک مساله ابتدا باید تعیین شود که چه وضعیتی عامل وجود مساله است. بدین وسیله می توان مساله را دقیق تر شناخت و تعریف صحیحی برای آن ارائه کرد که خود بخش مهمی از فرآیند حل مساله و یکی ازمهمترین مراحل حل مشکل است.

اشتباهات مدیران در فرآیند مساله یابی

مدیران در فرایند مساله یابی ممکن است دچار اشتباهاتی شوند که این امر ممکن است اثر بخشی فعالیت های آن ها را درراستای حل مساله تحت تاثیر قرار دهد. برخی از این اشتباهات عبارتند از:

نادیده گرفتن مساله

در این حالت بر خلاف آثار و نشانه های ظاهری مشکل، مدیر به هردلیلی وجود آن مشکل را انکار میکند و خود را دربهترین وضعیت ممکن تصور میکند. معمولا چنانچه مدیر در سازمان خود را توانمند بپندارد، وجود مشکل را نشانه ضعف خود می داند و همواره سعی میکند خود را درفضایی نگه دارد که بعنوان یک مدیر توانمند مشکلات اطراف خود را به خوبی می شناسید و حل و فصل میکند. و اگر درسازمان ضعیف باشد گمان میکند در صورت اعتراف به وجود مساله از او انتظار خواد رفت بعنوان یک مدیر به دنبال راهکارهای عملی و موثر برای حل مشکل باشد و چون علاقه ای به انجام فعالیت به هرشکل ممکن را ندارد به انکار و نادیده گرفتن مساله می پردازد.

تفسیر نادرست از رویدادها

از آنجا که دیدگاهها و اهداف متفاوت و درنتیجه تفسیرهای متفاوتی نسبت به یک مساله در یک زمان وجود دارد؛ این وضعیت باعث می شود که بعضا موارد متفاوتی بعنوان مساله تلفی شود و چه بسا که موضوع اصلی مورد تصمیم گیری قرار نگیرد.

به تعویق انداختن مساله

به تعویق انداختن مساله نشان از شانه خالی کردن از بار مسئولیت یا امروز و فردا کردن تصمیم گیری دارد. البته بعضی ازمدیران که به این شیوه تصمیم گیری می کنند بر این باورند که بسیاری از مسائل و مشکلات به مرور زمان حل خواهند شد و نیاز به تصمیم گیری نیز از بین خواهد رفت.

فرآیند مساله یابی

شناسایی

نمودهای پیداش مساله در سازمان، بصورتهای متفاوتی قابل تشخیص است از جمله وقتی که شکایت از خدمتی زیاد میشود،  هزینه های پیش بینی شده برای انجام برنامه کافی نباشد، آمار استقبال کنندگان از خدماتی کاهش یابد، زمان رسیدن به اهداف طولانی تر ازحد معقول شود یا حتی وقتی که رضایت از یک خدمت زیاد شود.

مساله یابی به روش رسمی

شناسایی مسئله به دو روش رسمی و غیررسمی صورت میگیرد. روش رسمی مساله یابی خود به دو نوع روش مستقیم و غیر مستقیم تقمسیم می گردد.

روش مستقیم

در این روش مدیر خودش به طرق زیر به وجود مساله پی می برد:

• انحراف از تجریبات گذشته: وقتی که روند یک فعالیت از جریان همیشگی خارج شده است. مانند سود فروش یک محصول کمتر از سالهای قبل است.
  
• انحراف از برنامه تعیین شده: وقتی که به پیش بینی مورد نظر دست نیافته ایم. مانند میزان سود امسال از آنچه پیش بینی کرده بودیم کمتر شده است.
  
• پیشی گرفتن از رقبا: وقتی که رقبا تغییر رفتار می دهندمدیر خود را به خاطر رقابت مجدد با رقبا در وضعیت حل مساله می بیند.
  

 روش غیر مستقیم

در این روش مدیر از طریق واسطه های زیر به وجود مساله پی می برد:

• از طریق مافوق ها: هر مدیر خبره و باتدبیری تنها بر کلیه امور حوزه مدیریتی خود واقف است و نه آنچه که در خارج از حوزه مدیریت آنان می گذرد. بنابراین این وظیفه مدیران عالی است که سایر مدیران سازمان را از مسائل و نیازهای آینده سازمان آگاه نمایند.
  
• از طریق کارکنان: کارکنان در صورت پی بردن به مساله ای در سازمان از آن جهت که پیامد و مسولیت های ناشی از وجود مساله گریبان گیر آنان نشود آن را به مدیر یادآوری و گوشزد می کنند.
  
• از طریق مشتریان یا ارباب رجوع:مشتریان از آن جهت که برخورد بی واسطه با نتیجه کار سازمان دارند پس به راحتی میتوانند از نواقص در عملکرد آگاه شوند و مدیر را در وجود مساله یا نیازهای آینده سازمان آگاه کنند.
  

مساله یابی به روش غیر رسمی

مساله یابی به روش غیر رسمی بر خلاف روش رسمی که دانش است و قابل تعمیم و تعلیم، این روش بینش است و قابل تعمیم و تعلیم نیست. یعنی از درون فرد و ابداعی شخص مدیر می باشد که در مواقعی بسیار شهودی به وجود مساله پی می برند.

لازم به تذکر است که مدیر کارآمد نباید به حل هر مساله ای که از طرف کارکنان، مافوق یا همکارانش مطرح می شود اقدام کند بلکه باید وقت و انرژی و منابع خود را برای حل مسائلی نگه دارد که واقعا فقط در توان و شان اوست.

اولویت بندی

هر نوع مساله، روش حل مناسب خود را دارد که بسته به اهمیت و پیچیدگی آنها مورد حل قرار میگیرند. چندین تقسیم بندی متفاوت برای مساله می توان ارائه داد:

مسائل را بر اساس ساختار و ابعاد یابه عبارتی از نظر پیچیدگی می توان به دو طبقه مسائل خوش تعریف و مساله بد تعریف تقسیم کرد. مفهوم مسائل خوش تعریف و بد تعریف برای تصمیم گیرندگان مختلف نسبی هستند چرا که توانائی افراد و گروه های تصمیم گیرنده متفاوت است.

• مسائل خوش تعریف: مسائلی ساده و آشنا هستند که در تصمیم گیری برای آنها از عادات و رویه های رایج استفاده می کنیم.
  
•  مسائل بدتعریف: مسائلی جدید و غیرمعمول که دراکثرمواقع نمی توان مطمئن بود که برای حل آن بهتر است از کدام راه حل ممکن استفاده کرد و معمولا دارای راه حل مشخصی نیستند.
  

 فرآیند تصمیم گیری

تصمیم گیری فرآیند انتخاب و گزینش یک راه از میان راه های مختلف برای حل مشکل است. رویکردی است که راه حل مساله را رقممی زند. تصمیم گیری کار اصلی مدیران است و هر مدیری برای اجرای هر یک از وظایف خود اعم از برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل همواره نیاز به اخذ تصمیم دارد. همین جهت است که تصمیم گیری و مدیریت را مترادف می دانند یا جنبه اصلی مدیریت را تصمیم گیری به حساب می آورند.

بدیهی است که در شرایط بحرانی است که عدم آمادگی برای تصمیم گیری معنی پیدا میکند و به دلیل آنکه در این شرایط از قوه درک و توان ذهنی تصمیم گیرنده کاسته می شود آشفتگی و اختلال در ذهن تصمیم گیرنده بوجود می آید.

جورج هوبر:
مساله یابی، تصمیم گیری، انتخاب و حل مساله با هم تفاوت دارند. پیش از آنکه مساله را بتوان حل کرد باید شناخت، و تعریف صحیحی از آن داشت. یعنی تعیین کرد که چه وضعیتی نمایانگر مساله است و کدام مساله باید حل شود، این فرآیند شناسایی مساله و تعیین اهداف و اولویت بندی آنها را مساله یابی می نامند.

سطوح تصمیم گیری

در سازمانها سطح پیچیدگی مسائل متفاوت است و طبیعتا سطح تصمیم گیری در مورد آنها نیز متفاوت خواهد بود. از طرف دیگر سطح تصمیم گیری ارتباط مستفیم با سطح مدیریت دارد.

تصمیمات استراتژیک

می توان گفت سطح اول که اغلب بنام تصمیمات استراتژیک خوانده میشود، تصمیمات مربوط به امور دراز مدت، پیچیده و غیرساختمند است. تصمیماتی که عموما خطی مشی خاصی برای آنها تعریف نشده است.

تصمیمات کنترلی

سطح دوم که اغلب تصمیمات کنترلی خوانده میشود؛ تصمیمات مربوط به امور کوتاه مدت و ساده تر که غالبا متوجه داخل سازمان است و توسط مدیران میانی اتخاذ می گردد.

 این مقاله بخشی از کتاب مهارت های مساله یابی وتصمیم گیری  نوشته مینا رحیمی بود. لازم به ذکر است که این کتاب فرآیند تصمیم گیری و حل مساله را براساس مصوبات وزارت علوم تحقیقات و فناوری مورد بررسی قرار می دهد. فصل اول و دوم به مفهوم مساله یابی و فصل سوم و چهارم به مفهوم تصمیم گیری می پردازد.