اثرات بکار گیری IT در سازمان ها

تکنولوژی اطلاعات (Information Technology) با محوریت دانش و خرد گرایی انسان و اندیشه هایش به منظور بهره برداری از اندیشه و سپردن امور تکراری و غیر خلاق به ماشین و همچنین افزایش کارآیی و آزاد سازی مهارتهای انسانی، در دهه های اخیر مورد توجه خاصی قرار گرفته است. از آنجائیکه تکنولوژی اطلاعات (IT) به عنوان محور توسعه جوامع و سازمانها مطرح است، بنابراین طراحی ساختار آن نیازمند ژرف اندیشی و تامل، همراه با ارائه مدل مناسب و بررسی مدلهای موجود در سازمانهای داخلی و خارجی است.

تکنولوژی اطلاعات (IT) که از تلاقی الکترونیک، پردازش داده ها و ارتباطات – مخابرات حاصل شده است، باعث از بین رفتن فاصله ها و در کنار هم قرار گرفتن کامپیوترها و کاربران و همچنین مکانیزه شدن سیستم های ارتباطی و افزایش ظرفیتهای انتقال داده، شده است. این امر تمرکز زدایی و ایجاد ابر شاهراه و افزایش سرعت و کیفیت تصمیم گیری و مدیریت کارا را فراهم ساخته است.

بکارگیری تکنولوژی اطلاعات (IT) در سازمانها تغییرات بنیادین را درکلیه زمینه ها نوید می دهد. همانطوریکه امروزه دنیا را نمی توان بدون صنعت برق در نظر گرفت دنیای امروز را نیز نمی توان بدون فناوری اطلاعات و ارتباطات تصور کرد.

اثرات بکارگیری IT

در جهان امروز تکنولوژی اطلاعات امکان سودمندی و کارآمدی اطلاعات را ممکن ساخته است. بکارگیری تکنولوژی اطلاعات (IT)، تحول گسترده ای را در امور اداری و سیستم های اطلاعاتی باعث شده است، طوریکه امکان انتقال الکترونیکی داده ها، مدارک، اسناد و مکاتبات مختلف از طریق کامپیوتر و خطوط ارتباطات مخابراتی فراهم شده است.

•  مطالعات و تحقیقات نشان میدهد که بین سرمایه گذاری در IT و بازده موسسات و بهره وری نیروی انسانی ارتباط دو سویه مثبتی وجود دارد.
  
• تکنولوژی اطلاعات توانایی سازمانها را افزایش میدهد و این در نتیجه افزایش تنوع محصولات و بهبود کیفیت و جلب رضایت مشتری است.
  
• IT سبب تسهیل روند اداری و افزایش بازده نیروی انسانی و مدیریت می شود.
  
• یکی از نتایج عمده تکنولوژی اطلاعات تمرکززدایی در عین تمرکزگرایی است. بدین معنی که می توان کارها را از راه دور انجام داد بدون آنکه لازم باشد تا در محل حضور فیزیکی و مستمر داشته باشیم که این ویژگی بر کوتاه شدن فواصل زمانی و مکانی به عنوان یک ابر شاهراه تاکید دارد.
  
•   امکان افزایش سرعت و کیفیت تصمیم گیری و مدیریت را فراهم می نماید.
  
•  تکنولوژی اطلاعات به عنوان یکی از مهمترین ابزار جهت مشارکت در بازار جهانی است.
  
• تکنولوژی اطلاعات توانایی سازمان را افزایش می دهد با این وجود چنین پیشرفتهایی اغلب سبب بهبود عملکرد مالی سازمانها نمی شود. ساز و کار و برنامه های استراتژیکی خاصی نیاز است تا به این اهداف اساسی در بکارگیری تکنولوژی اطلاعات در سازمان دست یافت.
  

محورهای بکارگیری IT در سازمان

محورهای سه گانه که در بکارگیری IT در سازمانها مورد توجه است شامل: مردم، زیرساخت و کاربردها است. آموزش، افزایش مهارت و فرهنگ سازی محور اساسی اولیه است که به عنوان مردم مطرح است. شبکه، تجهیزات فنی، مقررات و قوانین، محور زیرساخت و بلاخره آموزش الکترونیک، سیستم بدون کاغذ، کنفرانس راه دور، دولت الکترونیکی، تجارت الکترونیک و ... از محورهای کاربرد IT مطرح هستند.

پیاده سازی IT در سازمانها

هتکنولوژی اطلاعات به عنوانم محور و محرک توسعه جوامع و سازمانها مطرح است. مطالعات در این زمینه نشان میدهد که تکنولوژی اطلاعات باید در دو حوزه تحقیق و اجرا در سازمانها مورد بحث قرار گیرد.

بخش تحقیق، وظیفه شبیه سازی محیطی، تجربه مجازی و فرضیات با هزینه کم، همراه با برنامه ریزی، مدلهای تصمیم گیری و ایجاد خلاقیت در کارکنان را برعهده دارد.

در بحث اجرای تکنولوژی اطلاعات در سازمان دو دیدگاه اساسی و لازم و ملزوم هم که مدیریت سازمان و مدیران IT باید بدان توجه نمایند، وجود دارد: دیدگاه فنی مهندسی- دیدگاه مدیریتی.

دیدگاه فنی و مهندسی:

در دیدگاه فنی و مهندسی، بررسی مسائل همچون نرم افزار – سخت افزار – آموزش نیروی انسانی – اطلاعات و داده های خام – سیستمهای ارتباطی عوامل پنج گانه ای هستند که باید مورد توجه قرار گیرند. در این بخش اولویت بندی اجزاء فوق از نظر زمان اجرا و انتخاب موارد، مهمترین عنصر بکارگیری در ساختار IT هستند.

دیدگاه مدیریتی:

در دیدگاه مدیریتی طراحی و پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی از جمله DSS OA، MIS،DBMS، EIS و غیره مطرحند که امروزه در سازمانهای مختلف پیاده سازی و اجرا شده اند.

اجرا و بکارگیری IT

بکارگیری و اجرای تکنولوژی اطلاعات (IT) در سازمانها یک نسخه تجویز شده کلی نیست و نمی توان با یک برنامه جامع تکنولوژی اطلاعات برای کلیه سازمانها و شرکت ها، ساختار IT را پیاده سازی و اجرا نمود. مهمترین عوامل که در پیاده سازی تکنولوژی اطلاعات (IT)  در هر سازمان باید مورد نظر و توجه قرار گیرید، عبارتند از:

فرهنگ سازی: بستر سازی فرهنگی در هر سازمان جهت اجرای موفقیت آمیز IT لازم می باشد.

اعتقاد و باور مدیران ارشد سازمان: هر چه مدیران ارشد سازمان به IT به عنوان یک مقوله لاینفک از سازمان خویش توجه کنند، موفقیت بکارگیری آن سریعتر و بیشتر خواهد بود. IT مثل تیغ جراحی اگر در گلوی مدیر سازمان باشد نافذتر می باشد. در این راه اعتقاد و اطمینان مدیران به آینده موثرترین عامل در موفقیت بکارگیری IT است.

آفت شناسی: مشکلات و موانع بکارگیری و پیاده سازی IT در سازمان دقیق و علمی بررسی و برنامه ریزی شود.

سوق به سمت ساختار فرآیندی: ساختار سازمانهای مرتبط با IT باید از ساختار وظایفی خارج و به سمت ساختار فرآیندی سوق داده شود.

درگیری کلیه افراد سازمان در امور IT: کلیه اعضای سازمان از مدیر ارشد تا کارمندان سطح عملیاتی باید به عنوان کارشناسان IT شناخته شوند.

بهبود شاخصهای بهره وری: شاخصهای اندازه گیری بهره وری در سازمان باید به سمت بهبود رشد نماید و از اطلاعات جهت تبدیل به دانش استفاده شود.

کوچک سازی: خارج کردن فعالیت های غیر محوری از محیط سازمان که کوچک سازی گفته می شود، از ضروریات ملی بشمار می رود.

با گسترش بکارگیری تکنولوژی اطلاعات (IT)، ساختار سازمانها و شرکت های بزرگ از حالت عمودی و سلسله مراتبی به صورت هسته های تخصصی و کارشناسی تغییر یافته اند. لذا باید اجرای IT در سازمانها طوری صورت گیرد که با فرهنگ ملی و سازمانی سازگاری داشته باشد. مسائلی که باید در IT MASETR PLAN مورد بررسی و مشخص شوند عبارتند از :

برنامه ریزی استراتژیک سازمان

• تعیین وضعیت موجود از دیدگاه IT
  
• تعیین نیازهای آینده
  
• طراحی گزینه ها و آلترناتیوهای ممکن
  
• تحلیل مقایسه ای آلترناتیوها و انتخاب گزینه برتر
  
• تشریح و تعیین پروژه های اولویت دار RFP
  
• تعیین برنامه ها و استراتژی پیاده سازی IT
  

موانع بکارگیری IT در سازمانها

کمبود دانش مدیران در زمینه تکنولوژی اطلاعات مانع پذیرش این تکنولوژی در سازمانهاست. با این حال موانع اصلی در گسترش IT در هر سازمان را می توان به شرح زیر بیان نمود:

۱. مدیران عالی:

اکثر مدیران عالی به اندازه کافی نقش  IT را درک نمی کنند. این افراد رویکرد یکپارچه سازی را آغاز نمی کنند و در مقابل یکپارچه سازی پیشنهاد شده به دلیل ترس از عدم توانایی بعدی در درک فرآیند یا کنترل آن مقاومت می کنند. در صورتی که اگر کوره صوادی راجع به IT داشته باشند، ممکن است ذهنیت جدیدی داشته باشند. اما به هیچ وجه دورنمای آن ها از سازمان و یا شرکت منطبق بر عصر اطلاعات نیست.

  ۲. کارکنان بخش IT:

این افراد نیازهای اطلاعاتی مربوط به مدیران را درست درک نمی کنند و تنها به تکنولوژی علاقه مندند. متخصصین IT آمادگی پشتیبانی یا مشارکت در رویکردهای اصلاحی مبتنی بر اطلاعات را ندارند.

 ۳. سایر کارکنان عملیاتی:

وجه غالب کارکنان فهم استراتژیک ناچیزی از اطلاعات دارند، اما می توان آنها را به دو گروه تقسیم کرد:

•  گروهی که سواد کامپیوتری ندارند و از طرف IT و فرهنگ مربوط به آن احساس تهدید میکنند.
• کسانی که سواد کامپیوتری دارند، بدون توجه به نیاز مبرم به ایجاد هماهنگی میان فعالیتهای IT، می خواهند برنامه خود را دنبال کنند.

۴. کمبود امکانات مالی و عدم اولویت بندی در تخصیص سرمایه:

بکارگیری IT نیازمند سرمایه گذاری و اختصاص بودجه لازم از سود شرکتها و سازمانهاست. نایز به سرمایه گذاری عمده در زمینه IT از جمله مسائل بازدارنده در جهت اشاعه فناوریهای جدید اطلاعاتی و ارتباطی در سازمانهاست.

۵. کمبود همکاری بین واحدهای تحقیق و توسعه

 ۶. آموزش و زیرساخت نامناسب

توصیه ها برای اجرای IT در سازمانها

لازم است به منظور پیاده سازی این نظام، سیاستها و خط مشی هایی به شرح زیر اتخاذ گردد:

• در جایگزینی شیوه های سنتی با شیوه های جدید مبتنی بر فناوری اطلاعات اولویت با سیستم هایی است که تاثیر ونقش بیشتری در بهبود ارائه خدمات به مردم داشته باشد.
  
•  در جایگزینی شیوه های سنتی با شیوه های جدید مبتنی بر فناوری اطلاعات، اصلاح و بهبود روشها و سیستم های دستی بر مکانیزه کردن عملیات تقدم و اولویت دارد.
  
•  اصلاح و بهبود شیوه ها و سیستم های بکار گرفته شده لازم، در قالب طرح در سازمان در ابتدا مشخص و دنبال گردد.
  
• حرکتها باید به سمت سازمانهای کوچک، انعطاف پذیر، کارار و مدیریت متمرکز با استفاده از تکنولوژی اطلاعات و قابلیتهای آن باشد.
  
• به کارگیری و توسعه سیستم های کاربردی مکانیزاسیون و اطلاعات مدیریت (MIS) همراه با برنامه ریزی و کنترل و حرکت به سمت ادارات و سازمانهای بدون کاغذ از اولویتهای بکارگیری IT خواهد بود.
  
•  تربیت و افزایش قابلییت نیروی انسانی برای طراحی، پیاده سازی و توسعه سیستم های کاربردی مبتنی بر IT از سیاست های اصلی است که هر سازمانی باید آنرا در سرلوحه برنامه خویش قرار دهد.
  

معرفی کتاب - سیستم های اطلاعات مدیریت - انتشارات ادیبان روز

این مقاله بخشی از کتاب کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات نوشته ساناز کتابی و حسن جعفریه بود. این کتاب حاصل تجربه و تدریس مولفین در دانشگاه های مختلف می باشد و سعی شده در بخش های عملی تصاویر مورد نیاز ارائه گردد. با توجه به سرفصل مشترک اغلب دانشگاه ها مطالعه کلیه بخش ها و فصول این کتاب برای دانشجویان الزامی است. در این کتاب سعی بر آن شده که با توجه به ساعات محدود تدریس، همه سرفصل ها در کتاب به تفصیل شرح داده شود.